Strategi Untuk Lebih Produktif

Mereka yang menggunakan strategi untuk lebih produktif biasanya mempunyai tahap produktiviti yang lebih tinggi dan boleh mengurangkan tahap tekanan mereka. Apabila anda lebih produktif, anda menggunakan kurang tenaga dan sumber untuk menyelesaikan tugas anda.

Bagaimana untuk menjadi lebih produktif? Ada sesuatu yang perlu diuruskan. Ianya sesuatu yang dekat dengan kita  – diri kita. Pengurusan diri pula bermula dengan masa. Masa tidak akan menunggu kita, ia akan berlalu pergi tidak kira sama ada kita menggunakannya atau tidak.

Masa juga tampil kepada kita dengan rupa berbeza bergantung kepada keadaan emosi kita pada masa tersebut. Atau dengan kata lain, masa menampilkan diri sebagai mana kita menganggapnya.

• Masa adalah perlahan bila anda menunggu!
• Masa adalah cepat bila anda lewat!
• Masa adalah membunuh bila anda sedih!
• Masa adalah pendek bila anda gembira!
• Masa tidak berpenghujung bila anda menderita!
• Masa adalah panjang bila anda jemu!

Oleh itu kita memerlukan strategi lebih produktif untuk mengurus masa kita dengan lebih berkesan.

Peter Drucker, pengarang buku terkenal “The Effective Executive”, mencadangkan tiga langkah untuk mengurus masa:

Analisis masa: Jejaki, analisis dan pantau secara kerap ke mana masa anda dihabiskan.
Kurangkan aktiviti tidak produktif: Berdasarkan apa yang diperolehi daripada analisis, hapuskan, kurangkan atau wakilkan aktiviti yang tidak produktif.
Blok masa: Susun masa mengikut budi bicara anda ke dalam blok (unit 90 minit atau setengah hari). Untuk setiap blok tersebut, sasarkan apa kerja/tugasan yang hendak diselesaikan.

1. Analisis Masa Anda

Anda perlu menganalisis bagaimana anda menggunakan masa anda. Ianya penting kerana ramai yang mempunyai masalah dalam menganggarkan peredaran masa atau pergerakan masa disebabkan tanggapan berbeza terhadap masa.

Di penghujung hari, rekod apa yang anda lakukan di sepanjang hari. Berapa lama masa yang dihabiskan untuk sesuatu aktiviti. Lebih baik jika rekodkan semasa bermula dan bila selesai (real time). Drucker menyarankan agar melakukannya untuk 3 – 4 minggu.

Langkah berikutnya ialah menganalisis rekod anda. Dengan menyimpan rekod, ramai yang mendapati lebih separuh daripada masa mereka dihabiskan untuk aktiviti yang tidak berfaedah. Matlamat langkah ini adalah untuk menentukan di mana masa dibazirkan.

2. Kurangkan Aktiviti Tidak Produktif

Selepas merekod masa anda untuk beberapa minggu, kenal pasti aktiviti yang membazir masa dengan langkah berikut:

i) Kenal pasti dan hapuskan aktiviti yang tidak memberikan hasil, termasuk aktiviti yang tidak sepatutnya dilaksana pada asalnya. Untuk setiap masa yang direkodkan, tanya diri sendiri apa akan jadi jika anda tidak lakukannya. Jika jawapannya tiada apa-apa, jangan lakukan lagi aktiviti tersebut.

ii) Tentukan aktiviti mana yang boleh dilakukan oleh orang lain sebaik anda atau lebih baik, dan tugaskannya, penyumberan luar atau automasikannya. Dengan itu anda boleh melakukan banyak perkara yang anda mahir dan cemerlang.

“Tidak akan pernah ada masa yang cukup untuk melakukan semua yang perlu dilakukan, tetapi akan selalu terdapat masa yang cukup untuk melakukan perkara penting,” – Brian Tracy, motivator terkenal.

Ini pula pesan ustaz; Solat adalah perkara penting dan utama, jesteru solatlah di awal waktu. Selesaikan dahulu urusan kita dengan Allah agar masa kita diberkati. Bila masa kita barakah, kita boleh melakukan banyak perkara dalam masa yang sedikit.

3. Sasarkan untuk Siapkan Kerja dalam Blok Masa

Satu blok masa satu jam tidak sama dengan sepuluh blok masa enam minit. Kerja kreatif peringkat tinggi memerlukan fokus sekitar dua jam. Jika anda sentiasa diganggu oleh mesyuarat (atau kanak-kanak), tiada kerja sebenar akan berlaku. Bukankah ia menyakitkan hati apabila anda sedang khusuk dengan tugas yang sukar tiba-tiba anda diganggu oleh panggilan telefon atau bunyi notifikasi e-mel atau mesej WhatsApp masuk!

Apabila mempunyai tugasan yang perlu disiapkan, luangkan satu slot masa yang panjang, dicadangkan tidak melebihi 90 minit (kerana dikatakan itulah paling lama seseorang boleh fokus kepada sesuatu perkara dalam sesuatu masa – 90 minit tanpa sebarang gangguan). Teknik ini akan membantu anda mencapai lebih dengan usaha sedikit, ini disebabkan anda lebih fokus kepada tugasan tersebut. Anda akan memerlukan empat jam untuk menyiapkan tugasan yang boleh disiapkan dalam masa satu jam sekiranya anda diganggu setiap 10 – 15 minit.

Akhir sekali, try laksanakan tiga perkara di atas untuk beberapa minggu. Anda akan dapat melihat hasil yang mengagumkan.

Tetapi ada syaratnya:

Ini bukan salah satu perkara yang anda hanya lakukan sekali dalam seumur hidup. Tanpa kawalan diri, kita akan “reput” kepada diri lama kita, kata Drucker:

“… eksekutif yang efektif menyediakan log untuk diri mereka sendiri selama tiga hingga empat minggu pada regangan dua kali setahun atau lebih, mengikut jadual tetap.”

Menguruskan masa anda dengan lebih cekap, sebagai strategi lebih produktif, selalunya membantu meningkatkan keyakinan anda dalam menyelesaikan perkara yang lebih berkualiti dan mengikut tarikh akhir yang ditetapkan.